可恶的小东西
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  发布时间：2004-07-09 09:35:50

    现在有许多干扰的因素存在--这并非只是你的感觉而已。我们正活在前所未所的令人分心的时代。到2001年，技术知识每十一个月会制造出比现在多二倍的事物。估计每秒会发展出十七种高科技产品，及伴随而来的二百种新高科技服务。由于技术渗透到生活中每一层面，我们很容易了解为什么有些人会瞧不起这种科技的袭击。我们曾经认识的东西还会存留在世界上吗？我们还能尽情享受类似的私密吗？技术既简化生活，又将之复杂化。当你打电话到某处，遇到的是自动接线系统，偿必须不断按照批示按钮，结果还是找不到想找的人时，那东西称为什么来著？而你不只找不到想找的人，连想请总机接听都不可能。答案是：电话语音信箱牢笼。职业上难以逃避的你想也知道--如果工作时不断被传真、呼叫器、电话、访客打扰，谁也别想要有效率。这里探讨的几项简单原则可让你保持工作连贯、有生产力，且还能将压力控制在一定范围之内。◆处理日常电话◆电话一直分隔两地的人最方便的沟通工具。我建议你根据现任职务可有的弹性，装置下列可控制电话干扰的设备：一天里替自己设定一段时间，该段时间里不接电话。如果有答录机，只要留一段讯息。如果你有语音信箱或是接线生，也可心利用该系统或请该人帮你挡掉一些干扰的电话。把电话声响转到最小，也可以花点小钱帮自己装一个以闪灯方式提醒自己有电话的装备。如果你有两线电话，在名片上可以印上其中一线的号码--让打进来找你的人拨那个号码，另一线则是你用来打出的。为什么呢？这样当你在打电话给别人时，才不会错过什么重要电话；而且如果你希望不爱打扰时，也好监控电话。避免睡觉时床边还放着电话。你每天晚上都欠一顿好觉，枕边放具电话更保证你没办法好好睡了。如果你一定坚持要在卧室里放电话，至少要把电话铃声调到最低。出门在外时，把旅馆房间的电话插头拔掉。绝对不要用电话插播这是我能想到的最没有生产力，最没礼貌，又会造成压力的电话服务，不过你可能也有自己觉得最感冒的电话服务项目。如果你使用电话插播，就好像同时在对两方打电话来的人说，他们并不是那么重要，而你也不是很有分量的人；没有接线生帮你接电话，或是办公室没有适当的电话系统。谨慎使用电话转接不在公司时还能收到转接过来的电话真是幸运。但是，还是要谨慎使用这项服务，只有在适当的时候才将电话转接到你前往的地方。否则它造成的干扰和不尊重会和电话插播带来的困扰一样。别成为呼叫器的奴隶如果你的工作需要随身配戴呼叫器，最好每天有一段不接收呼叫的时间。这样才不会造成压力。其实，除了总统和高阶外交官以来，其他的行业似乎并不需要时时能找得到你。行动电话如果你有小孩，有紧急情况时行动电话可让你随时被联络得到。如果车上装了行动电话，有什么你不希望有的事可能随时会发生？*任何人、任何时间都找得到你？*躲到僻静的地方还是会受到干扰？*开车时较不安全？*有些不必要的聊天让电话费增加？*月底又要增加一张帐单，多付一种款项？让你控制自己的压力、慎重使用行动电话的最好方法，就是只用来打给他人。这点至少你能自我控制。行动电话和呼叫器一样，当你在高速公路上开车或在餐厅用餐时，到底会有多少真正重要的电话呢？电子邮件随着网际网路的风行，及网路浏览软体的进步，电子邮件使用率亦大增，有些人一天就会接到成打的信件。有时你会收到一些莫名其妙的产品宣传邮件。符合下列特徵的可称之为垃圾电子邮件；别花太多时间在那些上面：*包含不熟悉的电子邮件地址。*内容都是大写字母。*用[FYI]之类的术语、代号代替[马上发布]的字眼。*要花一分种以上阅读。*署名超过六行。其他的信件应该都还值得一读。如果你拥有公司提供的电子邮件地址，最好另外再申请一个私人的电子邮件地址，给别人邮件地址时也要小心筛选对象，这样你才能保证自己收到的信件多是高品质的信息--而且信件不会过多。传真机对我来说，传真机给带来最大的压力在于那个每次有东西传进来时就会哗哗大响三秒钟的可怕声音；而且，即使传进来的东西不完整也会响。最好的解决方法似乎是使用自动传真回覆系统，打电话来的人只要照指示按几个键，就能收到需要的讯息。使用自动传真回覆系统的好处是你可以把上百种文件资料存档，分别编号，这样可以把你处理传真的工作量至少减少一半，和传真相关的压力也会大为降低。建立独创的避难所没有人比你更关心自己的工作。你必须持续掌控自己的工作，才能保证进展的步调让自己安心，而也才能获得自己觉得合理的回报，达成这个目标的关键就是让自己每天、每星期、每月有个僻静的地方思考。虽然你的工作环境存在各种噪音、干扰，何妨为自己创造一个最适合的工作、思考的安静避难所？若想要创造有效率的自己，不希望为外界骚扰，以下是一些可能的作法：*把自己关在房间里，外面挂上警告标志。*找出可安静工作的地方，譬如公司的会议室。必要时就到那里工作。这样感觉会较好，较有效率，不会太嘈杂。*缩在图书馆三楼的窄小时间。现代职场是个可怕的工作地方。压力是对你的环境的反应。◆你至少需要知道的事实◆*每件新办公科技术都有正反两面的评价。要懂得如何善用那些新技术产物，而不是被它们干扰导致生活压力增加。*试着每天规划出一、二个小时，在那段时间内不接听电话。*适当的时候，依工作需让自己逃避不必要的干扰。譬如，有一段时间不配戴呼叫器。*大多数人都要求宁静的环境才能最有生产力或做思考的事。  

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