以结果为导向的时间管理
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  发布时间：2007-09-08 11:40:06

    一个人之所以成功，时间管理是非常重要的关键因素，如果我们想要成功，就必须让我们的时间管理做得更好，要把时间管理好，最重要的就是做好以结果为导向的目标管理。以下为时间管理的要点。

    一、时间管理心理学休 闲 居 编 辑

    (一)心理建设：要把时间管理好，基本上要先作自我心理建设。

    （1）欲望：您要有把事情做好、时间管理好的强烈欲望；

    （2）决定：决定达成作好时间管理的目标；

    （3）操练：时间管理是一种技巧，观念与行为有一段差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯；
 
    （4）决心：下定决心持续学习，直到能运用自如。

    (二)时间= 金钱= 生活：甚至於时间> 金钱，即时间比金钱还重要。若时间管理好，才能够达到自我理想，建立自我形象，进一步提升自我价值。每个人应把自己当成一个时间管理的门外汉，而努力不断地学习。若能每天节省2小时，一周就至少能节省10小时，一年节省500小时，则生产力就能提高25%以上。每一个人皆拥有一天24小时，而成功的人单位时间之生产力则明显的较一般人高。

    (三)成就感：引起动机的关键就是成就感。要成就一件事情，一定要以目标为导向，才会把事情做好，把握「现在」，专注在「今天」，每一分每一秒都要好好把握。一位领导人物，有二个关键，第一就是工作表现，要有能力去完成工作，而非只强调其努力与否而已，第二是重视结果，凡事一定要以结果为导向，做出成果来。时间管理好，能让人更满足、更快乐、赚取更多的财富、自我价值亦更高。二、策略性的目标设定

    （一）立定标竿、全力以赴：譬如射标，一定要有一个靶，才会射中标的。同样地，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究，只有3% 的学生为自己订下目标，而其他的学生则没有。经过长时间的研究指出，当初有订下目标的3%学生，其成就远超过其余97%学生的总和。

    （二）一般人不愿为自己设定目标的三个原因：

    （1）恐惧：怕万一达不到怎麽办？会有失败感；

    （2）无此意愿：为何要设定目标，每天过得好好的就可以了；

    （3）误将行动当成就：每天忙来忙去，好像很有成就感。其实行动不等於成就，有结果才算有成就，所以一定要设定成就目标。

    （三）目标设定原则：

    （1）目标要具体，例如「我想要升教授、当主任、得到硕士学位」等；

    （2）目标必须是可衡量的；

    （3）目标是可能实现的；

    （4）目标是切合实际的；

    （5）一定要设定时间表。

    （四）耶鲁大学的目标设定七个步骤：

    （1）先拟出您期望达到的目标；

    （2）列出好处：您达到这目标有什麽好处?譬如您有一个目标想买房子，列出买房子对您有那些好处；

    （3）列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举；

    （4）列出所需资讯：思索需要那些知识、协助、训练等；

    （5）列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出；
 
    （6）订定行动计画：一定要有一个行动计画；
 
    （7）订定达成目标的期限。

    （五）立定标竿的四个步骤：

    （1）消除恐惧：不要担心失败，立定目标是必须的；

    （2）认同每个人一定要有「目标」这个想法；

    （3）完成耶鲁大学七步骤；

    （4）坚持目标：若不坚持，任由挫折、打击所摆布因而放弃，则永远达不到预定的目标。一位希望追求成功的人须能坚持、决不放弃，才会成功地达到目标，例如爱迪生不断地尝试及坚持，终於达成目标。

    （六）目标管理：一个人需要在三方面设定目标：

    （1）个人和家庭：这是您生活的诱因；

    （2）职业生涯和财务目标：这是您的方法；

    （3）个人发展和专业发展：这是您的成果。

    （七）目标设定的步骤：

    （1）写下目标：通常用想的还是不够，一定要写下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意识；

    （2）设定优先顺序：目标可能有很多，一定要排定其优先顺序；

    （3）拟定计画：依据目标之优先顺序拟定计画；

    （4）对计画设定优先等级和先後顺序；

    （5）排定时程表；

    （6）确实做、马上做。

    （八）策略性的目标设定：

    （1）您需要有六个月、一年、三年、五年、十年以及一生的目标：甚至於想好将来自己的墓碑上要刻那些字，这是一生的目标；

    （2）除掉障碍；

    （3）寻求合作；

    （4）充实知识；

    （5）决定关键步骤；

    （6）人类因梦想而伟大：作伟大的梦、并使它们实现；

    （7）每天早上重写一遍您的目标，每天晚上审查这些目标：每天如此做，这样才会进到我们的潜意识。

    三、设定优先次序

    （一）每个人每天都有非常多的事情要做，为有效时间管理一定要设定其优先次序；会设定优先次序是快速晋升职位者的人格特质；

    （二）根据柏拉度80 / 20 定律：在日常工作中，有20%之事情可决定80%的成果；

    （三）目标须与人生、事业之价值观相互符合：如此才不致浪费力气；

    （四）发展专长，从事高价值的活动：无益身心之低价值活动，会腐蚀我们的精力与精神尽量不要去做；

    （五）要设定优先顺序，将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类，一般人每天习惯於应付很多紧急且重要的事，但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事，整天不知在忙什麽。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事，例如读书、进修等，若您不优先去做，则您人生远大的目标将不易达成。设定优先次序，可将事情区分为五类：A = 必须做的事情；B = 应该做的事情；C = 量力而为的事情；D =可以委托别人去做的事情；E =应该删除的工作。最好大部份的时间都在做A类及B类的事。时间应如何运用才最有价值?一个重要的观念是要做对及重要的事情，而不是把事情做对！一般人的习惯是不管所做的事情是否正确，只知一味的去做，这样是不对的。惟有努力去做「对」的事情才会有高产能，要有勇敢的特质，拒绝不重要的事，来者不拒是不好的。忘掉过去种种，而努力未来。专注於目前有什麽机会上，努力去把握，要有时间的远景。真正的成功本身是一种态度，亦即要有成功的意念、欲望、决心，每天要有足够的时间来做重要的事。

    四、规划与组织

    （一）保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁、做完事立即归档、做事只经手一次，经手五、六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预作准备，则才能有效地掌握时间。

    （二）文件处理流程：

    （1）投掷：将不用的资料丢掉；

    （2）转手：将资料转交给别人去做；

    （3）行动：重要的事情一定要马上去做；

    （4）归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计约80%-90%的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法
找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。

    （三）成功的关键：

    （1）有毅力、耐心的持续工作，直到完成；

    （2）做完工作，给自己适度的报酬与奖励；

    （3）花1分钟时间规划，可节省4分钟的执行时间；

    （4）有组织的档案系统；

    （5）重视规划：善於利用内在及外在的巅峰时刻：内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段；

    （6）列出工作清单；

    （7）善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30%以上；

    （8）善加规划能减轻压力；

    （9）练习会导致完美；

    （10）不要制造藉口，要妥订计画将工作完成。   

　　五、提高生产力

    （一）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律；

    （二）养成环境及桌面整洁的习惯；专注工作的焦点，专心工作；

    （三）用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间，来做重要的事；

    （四）要有坚忍的毅力，一气呵成；一次处理完成，才不会浪费时间；

    （五）工作中断时，要有“ 回去工作”的驱动力；

    （六）要有完成工作、结束工作的强制力：不要每件事都只作一半而无结果；

    （七）维持高生产力的肢体语言：坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高；
 
    （八）集中能力於自己的优点上，发挥自己的专长；
   
    （九）设定完成工作的期限；

    （十）达成对别人的承诺。

    六、有效的专案管理

    （一）当在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的专案管理（组织和执行能力）将是成功的关键，其内容包括

    ( 1 )多重的工作计画：若您越能做多重的工作计画，即代表您的能力越强；

    ( 2 )规画和组织：事先一定要有很好的规画及组织；

    ( 3 )定义理想的结果：譬如您希望届时会有署长、处长等人之莅临及热闹场面等的理想成果；

    ( 4 )设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它；

    ( 5 )列出完整的工作清单；

    ( 6 )判定限制的步骤：看看那些事情会影响结果，想办法解决；

    ( 7 ) 多重工作计画的管理可依循序法或并行法进行；

    ( 8 )指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人；

    ( 9 ) 检核：当事情指派给别人时，一定要记得做检核的动作，检视对方是否有依照自己的理想去做；

    ( 10 )风险预估和替代方案：要评估风险，若失败的话是否有其它方案可以替代。

    （二）墨非定律：

    ( 1 ) 凡是可能出错的都会出错；

    ( 2 ) 每次出错的时候， 总是在最不可能出错的地方；

    ( 3 )不论您估算多少时间，计画的完成都会超出期限；

    ( 4 )不论您估算多少的开销，计画的花费都会超出预算；

    ( 5 )您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。

    （三）崔西定律：

    ( 1 )任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程；

    ( 2 )简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。

    七、消除时间杀手

　　所谓时间杀手就是浪费时间的事情，如：

    ( 1 )电话干扰：一般人在接电话後习惯聊天一阵子，这样很浪费时间；

    ( 2 )开会：不重要的会尽量不要召开，开会一定要准时开始及结束，要好好地计划，才不会浪费时间；

    ( 3 )不速之客：临时有人敲门拜访，一闲聊就花掉数十分钟，所以尽量花费数分钟即结束；

    ( 4 )救火：即总是在做应急的事情；

    ( 5 )拖延的习惯；

    ( 6 )犹豫不决；

    ( 7 )过度承诺；

    ( 8 )个人组织能力不佳；

    ( 9 )缺乏目标；

    ( 10 )缺乏优先等级；

    ( 11 )缺乏完成期限；

    ( 12 )授权能力不佳；

    ( 13 )权力或责任界定不清；

    ( 14 )缺乏所需资源。若要消除时间杀手，您一定要厘清工作的重点：把工作重点拟出来，然後作出抉择。通常自己就是时间杀手，要设法控制自己。

    八、克服拖延的习惯

    ( 1 )要有良好的组织；

    ( 2 )由重要的事情开始著手工作；

    ( 3 )建立一个报酬时间表；

    ( 4 )培养紧急的意识；

    ( 5 )以快节奏工作；

    ( 6 )一旦开始，不要停止；

    ( 7 )订出一段特定的时间工作；

    ( 8 )从最糟的事情开始；

    ( 9 )详细的计划；

    ( 10 )不可找藉口；

    ( 11)设定截止期限。

    九、授权与沟通

    ( 1 )工作时间中有75% 的时间是花在与人沟通上；
 
    ( 2 )在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系；

    ( 3 )在职业生活中您是否成功，百分之84决定於您如何有效地与别人沟通；

    ( 4 )每一次沟通的破裂，都发生於意见表达不明确；

    ( 5 )不良授权是浪费时间的主要因素；

    ( 6 )您与上司的沟通，要弄清楚您要去沟通什麽? 

    ( 7)要使自己成为解决方法导向的人；

    ( 8 )要将可能交办出去的工作授权出来；

    ( 9 )要教导您的部属，如何做您所交办的工作；

    ( 10 )要向外界争取资源协助您。

    十、时间管理哲学

    ( 1 )培养个人的时间管理哲学；

    ( 2 )要有远大的眼光；

    ( 3 ) 要有延後满足的能力；

    ( 4 )培养个人的特质，在行动中自我操练；

    ( 5 )学习微视，以每分钟来衡量时间；

    ( 6 )学习如何说“ 不”；

    ( 7 )要记住时间等於金钱；

    ( 8 )要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期待去做的事；

    ( 9 )完成较高价值的工作；

    ( 10 )时间管理是一生的技巧；

    ( 11 )以榜样去引导您的部属；

    ( 12 )平衡与适度：放轻松、要休假和运动；

    ( 13 )确定您的目标与价值一致；

    ( 14 )定期健康检查；

    ( 15 )吃清淡的食物；

    ( 16 )下定决心活到100岁。

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